Archiveringsfunctie in KIM

Gemaakt door Mark Duijkers, Gewijzigd op Vr, 23 Sep, 2022 om 1:40 PM op Mark Duijkers

De eerste stap in het archiveren binnen KIM is het inactief maken van een zaak. Het inactief maken houdt in dat de zaak niet meer toegankelijk is voor de KIM gebruikers. De data van deze zaak blijft in deze stap wel in de database van KIM staan. De gegevens zijn dus nog niet helemaal weg.

Het archiveren en verwijderen is een (nieuwe) optie binnen KIM. Om hier gebruik van te kunnen maken dient deze optie door een Technisch Applicatie Beheerder geconfigureerd te worden in KimProject.config, het configuratiebestand van KIM.

Configuratie

De configuratie kan makkelijk gekopieerd worden uit de bijlage KIM Archiveren - KimProject aanpassingen.docx

In de KimProject.config dienen in system/procedures de volgende regels te worden toegevoegd:

ID	Standaard Stored Procedure	Omschrijving
GetCasesToArchive	[kim].[GetCasesToArchive]	Stored procedure die op basis van een peildatum zaken verzamelt om te archiveren. De Stored Procedure levert Zaaknummer en CorrespondenceID van de zaken
ArchiveCase	[kim].[ArchiveCase]	Stored Procedure die op basis van het meegegeven zaaknummer de betreffende zaak op inactief zet
GetCasesToDelete	[kim].[GetCasesToDelete]	Stored procedure die op basis van een peildatum zaken verzamelt om te verwijderen. De Stored Procedure levert Zaaknummer en CorrespondenceID van de zaken
DeleteCase	[kim].[DeleteCase]	Stored Procedure die op basis van het meegegeven zaaknummer de betreffende zaak(gegevens) op verwijdert uit de database
GetArchiveSummaryMailAdresses	[kim].[GetArchiveSummaryMailAddresses]	Stored Procedure dit alle mailadressen ophaalt van relaties die een rol hebben met functie 'getarchivesummarymail'
GetArchiveSummary	[kim].[GetArchiveSummary]	Stored Procedure die acties uit de audittrail toont over een opgegeven periode. Dit beteffen acties die specifiek met archiveren en verwijderen te maken hebben.
GetMaxArchiveSummaryOnBefore	[kim].[GetMaxArchiveSummaryOnOrBefore]	Stored Procedure die kijkt wat de laatste keer is dat er is gearchiveerd
AddArchiveSummary	[kim].[AddArchiveSummary]	Stored Procedure die een samenvatting van de laatste archivering opslaat

Database scripts

Zorg ervoor dat de bij de installatie meegeleverde KCM package is gedeployed. Hierin zitten 3 essentiele database scripts. Controleer in de Kim Administration Website of deze database sripts zijn uitgevoerd. Selecteer hiervoor het juiste project in de tab 'Projects' en ga vervolgens naar de pagina 'Database generation'. Zoek op deze pagina onderstaande scripts op en controleer of er een groen bolletje met een wit vinkje achter staat:

2020-08-25_15-50-00 Added DeleteCase and CaseArchiveLog stored procedures.sql
2020-09-02_16-11-00 Added GetCasesToArchive, ArchiveCase, and GetCasesToDelete stored procedures.sql
2020-09-11_08-32-00 Updated archive and delete stored procs to include correspondence id with CaseId.sql

Als bovenstaande database scripts zijn uitgevoerd, zullen de globale zaakparameters 'Archiefdatum' en 'ArchiverenMotivatie' beschikbaar zijn.

Proces

Door in het proces de procesactie 'Zaak archiveren' in de fase Start toe te voegen zorg je ervoor dat de zaakparameters 'Archiefdatum' en 'ArchiverenMotivatie' worden gevuld. De archiefdatum dient als trigger voor de Scheduled Task om de zaak te archiveren.

Scheduled tasks

Voor het daadwerkelijk archiveren van zaken dient er een task aan de Windows Task Scheduler te worden toegevoegd. Maak een taak aan en voeg daarin een actie toe met de volgende waarden (*):

Program.script	c:\Program Files (x86)\Kodision Software\Kim 8.0\KimScheduleRunner.exe
Add arguments (optional)	ArchiveAndDeleteCases KimProject:"c:\KimProjects\Mine\KimProject.config"

(*) Genoemde paden dienen ter indicatie. Pas de paden aan voor de werkelijke situatie op de server.

Normaal gesproken zal het voldoende zijn om een trigger aan de task toe te voegen die ervoor zorgt dat de task 1x per dag buiten kantoortijden wordt uitgevoerd.